5 erros comuns na gestão de consultório odontológico

5 erros comuns na gestão de consultório odontológico

O consultório odontológico é um negócio e, como qualquer outra empresa, precisa de uma boa administração.

De modo geral, os cursos superiores de odontologia são focados no atendimento e na saúde dos pacientes. Contudo, os profissionais podem sair da graduação sem base sobre administração ou marketing.

Uma clínica não se sustentará apenas com uma boa localização, um ambiente agradável e alguns clientes. É preciso investir no marketing e saber organizar suas finanças.

A administração é a chave para uma empresa de sucesso e, conhecendo os erros mais comuns da gestão de consultórios odontológicos, ficará mais fácil contornar ou evitar que eles aconteçam.


1 – Não valorizar a secretária

É muito comum que ao abrir um consultório o dentista queira dar conta de tudo, mas isso não é possível.

Apesar da atividade principal ser o tratamento odontológico do paciente, muitos ainda precisam lidar com os aspectos administrativos.

No entanto, realizar os procedimentos como o clareamento dental com moldeira ou a profilaxia de rotina, e ainda cuidar de agendamento, pagamento e fornecedores, não é trabalho para uma única pessoa. Por isso, contrate uma secretária.

Essa pessoa será o primeiro contato do seu cliente com o consultório, por isso procure por alguém que consiga representar sua marca ou invista em um treinamento específico para isso.

Desse modo o profissional fará os agendamentos, organizará os horários e pedirá a reposição de material, emitir notas e, o principal, ser a ponte entre cliente e dentista.

Devido a isso, é importante que você tenha uma secretária treinada e que goste do seu trabalho, de forma que seus clientes possam ser bem recebidos e se tornem fiéis.

Valorize o trabalho exercido pela pela sua assistente e forme uma equipe para alcançar os objetivos da empresa.

Afinal, o implante dentario que você realizou no paciente pode ter ficado ótimo, mas se ele ligar para sanar uma dúvida e não tiver um bom atendimento, o trabalho ficará incompleto.


2 – Não ter metas

Não traçar metas é um fator que pode levar o seu negócio ao fracasso. Afinal, sem objetivos claros dificilmente existirão incentivos para melhorar.

Para isso, ao estabelecer metas claras, você deve colocar planos de ação para que elas ocorram, estipulando prazos e quais objetivos visa alcançar.

Por exemplo, ao determinar a quantidade de pacientes que deseja atender no mês é possível definir quais ações são necessárias para que isso ocorra.

Para isso, investir na redução de preços em determinados procedimentos ou em descontos para indicações, são algumas opções que podem ser colocadas em prática.


3 – Não investir em Marketing

“A indicação é a alma do negócio” é uma frase muito conhecida e tem sua verdade. Isso porque uma boa indicação e divulgação é muito vantajosa para a empresa.

Mas nesse ponto é preciso considerar como a divulgação do consultório tem sido feita.

Não ter perfil nas principais redes sociais é um dos erros cometidos por profissionais dessa área e engana-se quem pensa que os clientes não irão seguir e acompanhar.

Esse canal de comunicação é muito promissor para criar relevância na área e atrair clientes. Ou seja, é preciso investir no marketing digital para chegar a novos públicos e fidelizar os de casa.

Mostrar o dia a dia do consultório e explicar os procedimentos são ações bem quistas pelo usuário, conquistando a confiança do público.

Do mesmo modo, ter um site informando sobre os procedimentos que são realizados, como aparelho invisivel preço, também é uma ótima ferramenta.

Isso porque com o blog pode-se informar mais a fundo sobre métodos e novidades, garantindo a autoridade no ramo, tanto para outros profissionais quanto para os clientes.


4 – Não investir em softwares de gestão

Os softwares de gestão são úteis para facilitar o dia a dia do consultório. O que seria feito manualmente e anotado no papel, será arquivado e estará digitalizado em um único sistema de fácil acesso.

Isso porque é possível encontrar em um único software ferramentas como agenda, planilha com valores, planilha financeira, cadastro para clientes e histórico de procedimentos, dentre outros aspectos essenciais para o funcionamento da rotina, otimizando os processos.

Imagine que um cliente está pedindo uma base de orçamento para lente nos dentes. Com o sistema, você terá de forma rápida e organizada as informações que podem ser passadas para ele, bem como a centralização dos dados fornecidos a cada novo contato, caso haja uma equipe para essa função.


5 – Não ter gestão financeira

Seu consultório está com a agenda cheia, tem novos pacientes e está lucrando bastante, isso é um ótimo sinal. Mas, como organizar a parte financeira?

É importante ter uma planilha com todos os valores recebidos no mês, os gastos com material, local e funcionários. Especifique com o que os valores foram gastos e guarde todas as notas.

Você não precisa realizar a gestão financeira sozinho, é possível ter a ajuda de um contador que fará esse trabalho de forma mais fácil e organizada.

Também é importante fazer o planejamento tributário, isso porque existem impostos que podem retirar até 30% dos seus lucros e é o contador que irá te ajudar a diminuir essa porcentagem e identificar os principais ofensores financeiros para sua clínica.

Agora que você conhece alguns dos maiores erros durante a gestão de uma empresa odontológica, fica mais fácil para você evitá-los e encontrar soluções que melhor se adequem a sua rotina.
Lembre-se de não tentar fazer tudo sozinho e, se for preciso, busque ajuda de outros profissionais do setor. Ter uma equipe preparada já é um ótimo ponto de partida e de manutenção para o negócio.

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe da Vue Odonto, uma rede especializada em atendimento odontológico com enfoque na humanização.

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