Saiba como manter o faturamento de clínica em dia

Saiba como manter o faturamento de clínica em dia

O faturamento de clínica médica é uma área que merece atenção especial. Se não houver o devido controle, pode acontecer até mesmo de você não ter dinheiro para pagar contas simples da sua empresa, como aluguel, salários e repor produtos.

Isso ocorre às vezes não pela falta de clientes, mas sim pela diferenciação de tempo que ocorre entre os pagamentos de pacientes particulares e os atendidos via convênio médicos. Estar atento a estes detalhes é fundamental para que o caixa da sua clínica não fique no vermelho e você tenha que recorrer às suas finanças pessoais para cumprir com os compromissos da empresa.

Para você compreender um pouco melhor sobre as diferenças existentes na forma de pagamento entre particular e convênios, alguns termos técnicos usados na área, e manter o faturamento de clínica em dia, preparamos um artigo em que tiramos suas dúvidas. Confira!

Separe o que é particular e o que é convênio

Quando o paciente entra em sua clínica, todos são clientes e deverão ser atendidos de forma igual, sem qualquer tipo de distinção. Porém, a forma como será realizado o faturamento precisa ser separado entre os particulares e os de convênio.

Isso é necessário por conta do processo de pagamento de cada tipo de atendimento, já que os particulares são pagos no ato, enquanto os via convênio levam de 30 a 60 dias para serem debitados na conta da clínica. Essa diferença influencia significativamente no fluxo de caixa da clínica e pode interferir diretamente no faturamento.

É necessário ainda estar atento ao processo de atendimento, já que os convênios necessitam o preenchimento e assinaturas para a confirmação do procedimento médico. O segundo é muito mais simplificado, necessitando apenas de informações básicas para efeito de cadastro na clínica e o pagamento propriamente dito.

Pagamento via convênio

Para você entender um pouco melhor sobre o processo de pagamento via convênio médico, ele funciona da seguinte forma:

  • É gerado o lote, onde a clínica deve incluir as guias referentes a cobrança de procedimentos realizados pelos pacientes via convênio, geralmente no período de um mês
  • O lote é fechado e enviado o extrato de atendimentos realizados às empresas responsáveis pelos convênios
  • Há o chamado hiato, que é o período em que se aguarda o processamento do convênio e o pagamento do lote, que varia entre 30 e 60 dias
  • Ao final, é conferido o lote com os valores pagos pelo convênio. Caso algum não tenha sido pago, é feito novamente a cobrança ao convênio.

Não deixe o faturamento de clínica para o final do mês

Uma dica valiosa para manter o faturamento da clínica em dia é evitar de acumular guias para o final do mês. Ao se ter um grande volume de trabalho ao mesmo tempo, podem ocorrer erros devido à correria e falta de atenção, e o resultado é um prazo ainda maior para receber valores referentes aos convênios — você verifica que houve erro apenas ao receber o pagamento do lote, e só então mandará a correção, iniciando novo prazo para pagamento.

Para evitar que isso ocorra, é fundamental manter a organização na clínica médica, exigindo dos responsáveis um relatório diário das guias produzidas, que já devem ser separadas por convênio e reconferidas, garantindo que os erros sejam reduzidos a zero. Com maior tempo para o preenchimento e conferência, se reduz a ocorrência da chamada glosa, que é a maneira de chamar as guias que tiveram algum problema e foram devolvidas sem o pagamento.

O ideal é ainda usar um software que seja integrado à agenda dos médicos que atendem na clínica. Isso garante que todas as informações já são registradas no ato da consulta e evita-se de ficar alguma para trás por esquecimento.

Tenha uma contabilidade especializada em clínicas médicas

Uma maneira de manter o faturamento de clínica em dia é profissionalizando a área responsável pelas finanças da empresa. Investir na terceirização do financeiro com uma contabilidade especializada em clínicas médicas é uma excelente solução e garante que todo o processo será feito por quem entende da área.

É importante lembrar que delegar uma função tão vital para a sua empresa para alguém que não tenha o conhecimento necessário pode ser desastroso, e também não é nada indicado que seja você o responsável por isso — otimize seu tempo fazendo aquilo que você faz de melhor: que é cuidar da saúde das pessoas.

Nesta área, a Contabiliza RIO tem entre suas especialidades o atendimento à clínicas médicas, além de contar com a inovadora solução da contabilidade digital. Isso otimiza seu tempo, garante que você tenha acesso em tempo real às finanças e área contábil da clínica, e lhe dá suporte para todas as suas dúvidas sejam sanadas, sem precisar agendar um horário no escritório físico do seu contador. Tudo está ali na tela do seu computador, a um clique de distância.

Logo, com as dicas que listamos sobre a diferenciação de convênios e particulares, somada à parceria com uma contabilidade especialista na área médica, é praticamente impossível que o faturamento de sua empresa saia do controle. Como dica extra, para você que pretende ou está abrindo uma clínica médica, sugerimos você contar com um capital de giro inicial: isso permite que você possa manter as contas, salários e encargos em dia até a entrada dos recursos dos convênios médicos. 

Se gostou de nosso artigo sobre como manter em dia o faturamento de clínica médica, entre em contato com nossa equipe de especialistas da Contabiliza RIO. Temos soluções perfeitas para potencializar ainda mais o seu negócio e fazê-lo se destacar no mercado!

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