Como reduzir o tempo de espera em sua clínica?

Como reduzir o tempo de espera em sua clínica?

Você que é empreendedor do ramo de saúde já deve ter se perguntado: como reduzir o tempo de espera em sua clínica? Essa dúvida é mais comum do que se imagina e você sabe que se oferecer um atendimento cada vez melhor aos seus pacientes, maior a probabilidade dele voltar quando precisar.

Diante de uma concorrência cada vez maior, é natural se destacarem no mercado as clínicas que oferecem diferenciais. Mas como as pessoas buscam cada vez viver melhores experiências em cada compra — e isso inclui até mesmo uma consulta — às vezes um rápido atendimento pode fazer toda a diferença. Por isso, investir para reduzir filas no consultório médico pode ser uma grande sacada.

Porém, para conseguir atingir um nível de excelência nesse quesito, alguns pontos precisam ser considerados. Quer saber quais? Confira em nosso artigo!

Tenha uma equipe treinada

O primeiro passo para reduzir o tempo de espera é garantir que seus funcionários saibam exatamente o que estão fazendo e não cometam erros. Marcar duas pessoas no mesmo horário é algo inadmissível, mas mais comum do que se imagina. Por isso, o primeiro passo é investir no treinamento da sua equipe, para que eles exerçam suas atividades com maestria. 

Lembre-se que sua equipe de recepção é de modo geral as primeiras pessoas com quem os pacientes terão contato e por isso, uma excelente impressão neste momento deve ser fundamental. Porém, mais que apenas tratar bem os pacientes, tal atendimento deve ser eficiente. Desta forma, sempre que possível invista em treinamentos, cursos e palestras para desenvolver e aperfeiçoar a habilidade de cada colaborador da sua clínica.

Humanizado e inteligente

O próximo passo para saber como reduzir o tempo de espera da sua clínica médica é usar o potencial de seus funcionários já devidamente treinados. Eles precisam prestar um atendimento humanizado, sensível e atencioso — quem procura sua clínica médica provavelmente tem algum problema de saúde.

A partir do momento que passa a existir essa humanização no atendimento, é possível compreender qual a urgência de cada atendimento e procurar agendá-lo da melhor forma possível. Há casos que podem aguardar alguns dias a mais, enquanto outros requerem uma consulta mais rápida. Desta forma, um funcionário bem treinado saberá identificar cada caso e organizar a agenda da melhor forma possível.

Padronize os processos

Uma forma de dar mais agilidade aos agendamentos em sua clínica é com a padronização dos processos. Aliás, são erros em atividades cotidianas por falta de definição de rotina os maiores causadores de atrasos nas consultas. Contato telefônico ruim, erros nos cadastros, cancelamentos em cima da hora, entre outros problemas, podem até mesmo acabar com a reputação da sua clínica. 

Por isso, estabeleça uma padronização nos processos e faça com quem todos os seus funcionários tenham acesso e conhecimento a eles. Inicie fazendo uma listagem de todos os serviços oferecidos e como é feito o processo de cada um (marcação da consulta, ligação para o paciente com X dias de antecedência confirmando, lembrete um dia antes, documentos e exames necessários, recepção, encaminhamento para consulta, entre outros).

Com tal padronização se reduz a próximo de zero qualquer erro e você garante satisfação redobrada ao paciente, já que causará a impressão que de fato está preocupado com seu bem-estar.

Invista em tecnologia

Agendas de papel já foram boas, mas nos dias atuais não são mais admitidas em ambientes que buscam a excelência em seus serviços. Por isso, invista em tecnologia para garantir agilidade e qualidade para reduzir filas no consultório médico.

É importante que o sistema que você for aderir trabalhe de forma integrada, unindo agenda, prontuário eletrônico e software de gestão administrativa da clínica. Desta forma, o próprio sistema monitora todas as consultas e comunica o momento de confirmação, quando seu funcionário ligará ao paciente informando sobre sua agenda e se ele estará presente ou não no dia. 

Isso garante ainda maior otimização do tempo do seu funcionário e reduz as probabilidades de erro ou esquecimento, já que a informação precisará ser lançada também no sistema. Para você gestor, é possível ainda acompanhar o desempenho de cada funcionário e perceber pontos que podem ser melhorados. 

Além disso, investir em tecnologia permite que você ganhe em outras áreas, como:

Otimização do tempo

Com o agendamento de consultas digital, o próprio sistema agiliza o processo e já determina quando e em qual horário cada uma pode ser marcada. Isso otimiza o tempo em seu consultório e dá mais agilidade no atendimento aos pacientes.

Reduz erros

Diferente de uma agenda de papel, no sistema é praticamente impossível cometer erros. Ou seja, ter duas consultadas marcadas para o mesmo horário é algo que deixará de acontecer, já que o sistema é programado para não operar com duplicidade, além de já ter cadastrado todo os dados do paciente.

Maior segurança

Se você quer saber como reduzir o tempo de espera em sua clínica médica, investir na tecnologia é a certeza que isso será possível e você terá também maior segurança no armazenamento de dados dos seus clientes, pois em geral as informações ficam armazenadas na nuvem. Assim, não há mais possibilidade de extravio dos prontuários.

Reduz taxa de não-comparecimento

Além de informar o momento de se ligar ao paciente confirmando sua consulta, no dia anterior o sistema pode ser programado para enviar uma mensagem a ele, reduzindo as taxas de não-comparecimento na sua clínica e permitindo que outros pacientes possam ser encaixados caso surja um horário vago.

Ganhe tempo e dinheiro

Ao se aplicar as sugestões que listamos ao longo do texto, você passará a otimizar o atendimento em sua clínica médica, evitando ociosidade nos consultórios, filas nas salas de espera e a garantia de satisfação de seus pacientes.

Por isso, aplique o quanto antes tais conceitos em seu empreendimento médico e tenha o diferencial de oferecer um atendimento ágil aos seus clientes. Como dica extra para sua clínica, recomendamos ter sempre um horário disponível para permitir encaixes — sempre haverá aquele caso extraordinário que necessita um atendimento mais urgente.

Se gostou de nosso artigo sobre como reduzir o tempo de espera em sua clínica médica, confira também o material que preparamos sobre como melhorar o atendimento como um todo no seu consultório. Você encontrará dicas de ouro para o seu negócio! Boa leitura!

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