A medicina é uma das profissões mais visadas pela Receita Federal. O motivo é simples: o alto volume de transações financeiras e a complexidade das deduções no Imposto de Renda tornam o setor um alvo prioritário para a fiscalização. Hoje, com supercomputadores realizando cruzamentos de dados em milissegundos, a era do “sempre fiz assim e nunca deu nada” acabou.
Muitos médicos, focados na excelência do atendimento aos pacientes, acabam negligenciando a gestão contábil ou entregando-a nas mãos de profissionais não especializados. O resultado? Erros contábeis médicos que podem gerar multas que variam de 75% a 150% do valor do imposto devido, além de dores de cabeça judiciais.
Neste artigo, vamos dissecar os 5 erros mais perigosos que vemos no dia a dia das clínicas e mostrar como blindar seu patrimônio contra eles.
Erro 1: Confusão Patrimonial
Este é o erro campeão, cometido por recém-formados e veteranos. Acontece quando o médico usa o cartão de crédito da clínica para pagar o jantar da família, a escola dos filhos ou a viagem de férias. Ou, o contrário: paga despesas do consultório com a conta pessoal.
O risco da “Desconsideração da Personalidade Jurídica”
Para a lei, a empresa (CNPJ) e o sócio (CPF) são entidades distintas. Quando você mistura os bolsos, ocorre a chamada Confusão Patrimonial.
Em uma fiscalização, o auditor pode anular a existência da sua empresa. Isso significa que todo o faturamento da clínica será reclassificado como rendimento de Pessoa Física. Resultado: em vez de pagar os impostos reduzidos do Simples Nacional ou Lucro Presumido, você será tributado em 27,5% (IRPF) sobre tudo o que ganhou nos últimos 5 anos, acrescido de multas e juros.
Erro 2: Inconsistência na DMED (O maior causador de malha fina)
A DMED (Declaração de Serviços Médicos e de Saúde) é o documento onde a clínica informa à Receita tudo o que recebeu de cada paciente.
O cruzamento com o IRPF dos pacientes
O sistema da Receita funciona como um espelho:
- O paciente declara que pagou R$ 500,00 na consulta para abater no IR dele.
- Sua clínica precisa declarar que recebeu esses mesmos R$ 500,00 na DMED.
Se houver uma diferença de centavos, ou se o CPF informado estiver errado, a fiscalização médica é acionada automaticamente. Ambos (médico e paciente) caem na malha fina. Além do transtorno de ter que retificar declarações, a Receita passa a investigar as contas da clínica com uma lupa.
Erro 3: Pró-labore x Distribuição de Lucros
Muitos médicos acreditam que todo dinheiro que sobra no caixa da empresa é deles. Cuidado. Existem duas formas de retirar dinheiro da clínica:
- Pró-labore: é o “salário” do sócio que trabalha. Sobre ele incide INSS (11%) e Imposto de Renda.
- Distribuição de Lucros: é a remuneração do capital investido. É isenta de impostos.
Retirar lucro sem contabilidade em dia é risco fiscal
Para ter direito à isenção de impostos na distribuição de lucros, a clínica precisa ter uma contabilidade regular que comprove que aquele lucro realmente existiu (Balanço Patrimonial).
Se você saca dinheiro da empresa sem esse respaldo contábil, a Receita pode entender esses saques como pró-labore disfarçado e cobrar INSS e IR sobre todo o montante. Para entender a matemática dessa divisão, leia nosso comparativo: Médicos autônomos x PJ: qual modelo paga menos impostos?.
Erro 4: Emissão de Notas Fiscais com CNAE errado
Na tentativa de pagar menos impostos, alguns profissionais são orientados a emitir notas fiscais com códigos de serviço (CNAE) incorretos.
Por exemplo: emitir nota de “instrutoria” ou “apoio administrativo” (que muitas vezes têm alíquotas de ISS menores) para serviços que foram, na verdade, consultas ou procedimentos médicos. Isso configura desvio de finalidade e sonegação fiscal.
As multas contábeis PJ para esse tipo de fraude são pesadas e podem vir acompanhadas de processo por crime contra a ordem tributária. O barato sai muito caro.
Erro 5: Contratação de outros médicos como “PJotinha” sem cuidados
É comum clínicas contratarem outros médicos como PJ para evitar encargos trabalhistas. Porém, se esse médico cumpre horário, tem subordinação e pessoalidade, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo empregatício.
Isso gera um passivo trabalhista enorme (férias, 13º, FGTS retroativos). Para fazer essa contratação de forma segura, é necessário um contrato de prestação de serviços bem estruturado e uma relação que respeite a autonomia do profissional parceiro.
Não cometa esses erros
A melhor forma de dormir tranquilo e focar nos seus pacientes é ter a certeza de que seu CNPJ está blindado. Uma contabilidade especializada em saúde não serve apenas para gerar guias; ela atua preventivamente para evitar esses erros.
Não coloque seu CRM e seu patrimônio em risco por falhas administrativas.
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